سیاست حفظ حریم خصوصی و امنیت اطلاعات
در دفترخانه حافظ (Hafez Notary Services)، حفاظت از اطلاعات شخصی، اسناد حقوقی و حریم خصوصی شما نه تنها یک وظیفه قانونی، بلکه بالاترین اولویت اخلاقی ماست. ما متعهد هستیم که اطلاعات شما را مطابق با قوانین فدرال کانادا، بهویژه قانون حفاظت از اطلاعات شخصی و اسناد الکترونیکی (PIPEDA) و مقررات انجمن حقوقی انتاریو (LSO)، جمعآوری، پردازش و محافظت نماییم.
این سند به شفافترین شکل ممکن توضیح میدهد که ما چه اطلاعاتی را جمعآوری میکنیم، چگونه از آنها استفاده میکنیم و چه تدابیر امنیتی سختگیرانهای برای حفاظت از آنها در نظر گرفتهایم.
۱. جمعآوری اطلاعات شخصی
ما تنها اطلاعاتی را جمعآوری میکنیم که برای ارائه خدمات حقوقی، کنسولی و محضری به آنها نیاز مبرم داریم. این اطلاعات شامل موارد زیر است اما محدود به آنها نمیشود:
- اطلاعات هویتی: نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، شماره پاسپورت، گواهینامه رانندگی کانادا و سایر مدارک شناسایی رسمی.
- اطلاعات تماس: شماره تلفن، آدرس ایمیل و آدرس پستی محل سکونت در کانادا یا ایران.
- اطلاعات پرونده: جزئیات مربوط به وضعیت تاهل (جهت پروندههای طلاق یا ازدواج)، اسناد ملکی (برای تنظیم وکالتنامه) و اطلاعات مربوط به سامانه میخک.
- دادههای دیجیتال: آدرس IP، نوع دستگاه و کوکیها هنگام بازدید شما از وبسایت جهت بهبود تجربه کاربری.
۲. نحوه استفاده از اطلاعات
اطلاعات جمعآوری شده در دفترخانه حافظ صرفاً برای اهداف قانونی زیر مورد استفاده قرار میگیرند:
- احراز هویت قطعی شما جهت تنظیم اسناد رسمی (الزام قانونی خدمات Notary Public).
- ثبت اطلاعات در سامانههای دولتی مربوطه (مانند سامانه میخک وزارت امور خارجه ایران).
- ارتباط با شما جهت پیگیری وضعیت پرونده، ارسال پیشنویس وکالتنامهها و اطلاعرسانیها.
- رعایت الزامات قانونی و نظارتی استان انتاریو.
۳. افشا و اشتراکگذاری اطلاعات
ما متعهد هستیم که اطلاعات شخصی شما را هرگز به هیچ شخص ثالثی نفروشیم یا اجاره ندهیم. اشتراکگذاری اطلاعات تنها در موارد ضروری زیر انجام میشود:
- با رضایت آگاهانه شما: ارسال مدارک به وکلای پایه یک دادگستری همکار در ایران جهت پیگیری پروندههای حقوقی شما.
- الزامات قانونی: در صورتی که به موجب حکم دادگاه کانادا یا قوانین جاری موظف به ارائه اطلاعات باشیم.
- ارائهدهندگان خدمات ضروری: مانند سامانه میخک جهت صدور کد رهگیری و تایید اسناد.
۴. امنیت دادهها و حفاظت فیزیکی
ما برای محافظت از اطلاعات حساس شما در برابر دسترسی غیرمجاز، تغییر یا افشا، از ترکیبی از پروتکلهای امنیتی استفاده میکنیم:
- امنیت دیجیتال: استفاده از پروتکل رمزنگاری SSL در وبسایت و سرورهای امن برای ذخیره اطلاعات موکلین.
- امنیت فیزیکی: نگهداری اسناد کاغذی و پروندههای فیزیکی در بایگانیهای امن و دارای قفل در دفاتر تورنتو و ریچموند هیل.
- کنترل دسترسی: محدود کردن دسترسی به اطلاعات پروندهها؛ تنها پرسنل مجاز که متعهد به قرارداد حفظ محرمانگی هستند به اطلاعات شما دسترسی دارند.
۵. استفاده از کوکیها (Cookies)
وبسایت ما ممکن است از کوکیها برای تجزیه و تحلیل ترافیک سایت و بهبود عملکرد آن استفاده کند. این دادهها به صورت ناشناس جمعآوری میشوند و شما میتوانید از طریق تنظیمات مرورگر خود، استفاده از کوکیها را مدیریت یا غیرفعال کنید.
۶. حق دسترسی و اصلاح اطلاعات
شما به عنوان موکل ما حق دارید در هر زمان درخواست دسترسی به اطلاعات شخصی خود را داشته باشید و در صورت وجود هرگونه مغایرت یا تغییر در اطلاعات (مانند تغییر آدرس یا تعویض پاسپورت)، درخواست اصلاح آنها را ثبت نمایید.
۷. تغییرات در این سیاستنامه
ما ممکن است این سیاست حفظ حریم خصوصی را بر اساس تغییرات قوانین کانادا یا بهروزرسانی خدمات خود بازبینی کنیم. آخرین نسخه همواره در همین صفحه قابل مشاهده خواهد بود و ادامه استفاده شما از خدمات سایت به منزله پذیرش این تغییرات است.
تماس با مسئول حفظ حریم خصوصی
اگر سوال یا نگرانی خاصی در مورد نحوه مدیریت اطلاعات خود دارید، لطفاً مستقیماً با مدیریت مجموعه تماس بگیرید:
- مدیریت: شاهرخ بحرالعلومی
- تلفن تماس: 0014-881-437
- آدرس دفتر مرکزی: 2175 Sheppard Ave E, Toronto, ON, Canada
